Manajemen Proyek Teknologi Informasi (Part2)

Struktur Project
1. Hybrid
Kelebihan dari struktur hybrid
- Penggunaan stafnya sangat flexibel
- Mudah dalam pertukaran tenaga ahli
- Mudah diketahui spesialisasinya
- Memerlukan pearalatan teknologi dan bisa dimanfaatkan untuk proyek lainnya
- Cepat dalam pengembangan karir

Kelemahannya
- Proyek tidak terfokus ke klien
- Ada kemungkinaan perbedaan tujuan antara divisi functional dengan divisi lainnya
- Situasi kompetitif antara Program manajer dengan fungtional manajer
- Lambat dalam merespon kebutuhan klien
- Motivasi tim nya lemah

2. Pure / Murni
Kelebihannya
- Project Manager mempunyai tanggung jawab terhadap proyeknya sehingga bagian lain tidak bisa intervensi
- Setiap tim project langsung bertanggung jawab terhadap PM
- Alur komunikasi lebih pendek sehingga birokrasi tidak terlalu panjang
- tenaga ahli mudah didapatkan
- komitmen lebih tinggi
- cepat dalam mengambil keputusan
- lebih mudah dalam mengatur
- struktur lebih simpel dan flexibel
- lebih spesifik untuk digunakan dalam mengelola proyek

kelemahannya
- duplikasi staff
- jika keadaan kritis maka akan kehabisan tenaga ahli karena adanya duplikasi staff
- tenaga expert sangat tinggi tingkat kesibukannya
- tidak konsisten dalam melaksanakan suatu kebijakan
- beban kerja yang berlebihan terhadap tenaga ahli
- proyek bersifat sementara jika ada proyek selesai kemungkinan tenaga ahli menganggur

3. Matrix
Kelebihannya
- dari segi tanggung jawab lebih ringan
- setiap proyek punya akses ke setiap divisi
- tidak ada kekhawatiran terhadap situasi
- respon terhadap klien cepat
- konsistensi dalam kebijakan
- penggunaan sumber daya bisa di sharing
- flexibel between "weak" and "strong" matrix

Kelemahannya
- Persaingan pengaruh politik : PM against FM - FM agains PM
- Potensial terhadap kegagalan proyek
- tidak ada satuan komando

4. Mix Organizational Systems

Apa pertimbangan untuk memilih struktur organisasi
- dari segi modal besar untuk hybrid
- dari segi teknologi nya banyak emerlukan peralatan-peralatan yang detail functional
- terdapat integrasi antar fungsional untuk matrix
- untuk yang sejenis pakai pure project dan teknologi nya bersifat rutin

Mengapa organisasi memerlukan projek manajer Organizasition
-
- Untuk mendistribusikan ke pakaran
- menjamin atau meningkatkan tingkat keberhasilan proyek
- mengurangi waktu pengerjaan proyek
- untuk mengkonsolidasikan data-data yang digunakan dalam proyek
- untuk memiliki pengetahuan proyek manajemen

Tugas dari manajer program
- menyusun dan memperkuat proses-proses penguatan proyek
- meningkatkan kematangan manajemen proyek
- merancang sistem manajemen proyek yang berukuran besar
- mengusulkan program program pelatihan dan sertifikasi
- menentukan seperti apa syarat2 yang kompeten
- memberikan layanan konsultasi untuk organisasi proyek
- membantu dalam proses administrasi
- melakukakn evaluasi resiko
- mengikuti perkembangan pasar
- melakukan evaluasi terhadap resiko yang bisa terjadi
- melakukan audit
- menjaga dan memelihara database manajemen poroyek
- membantu dalam melauncing proyek baru
- memberikan penghargaan terhadap staf berpestasi
- memberikan perlindungan
- mengembangkan pengetahuan bawahan tentang manajemen proyek

Tanggung jawab masing-masing

sponsor project
- monitor tujuan
- monitor batasan proyek
- menyetujui setiap keputusan
- mengeluarkan dana
- melakukan komunikasi dengan tim proyek
- menjamin bahwa proyek yang dikerjakan dapat membrikan keuntungan finansial

Project Manajer
atribut nya :
- mengerti adanya perubahan
- memotivasi setiap orang untuk berhasil
- dapat mengatasi masalah
tanggung jawabnya
- menjelaskan visi proyek
- menjamin bahwa hasil proyek dapat memberikan keuntungan pada klien
- memberikan arahan terhadap tim nya
- mengelola proyek secara efektif
- memberikan informasi berkaitan dengan kinerja proyek secara aktual